Privacyverklaring ISA Power HRM

1. Wie zijn wij

ISA Power ("wij", "ons") is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via dit systeem (het "HRM-systeem"), gebruikt voor het beheer van vrijwilligers.

Contact: [in te vullen: privacy@isa-power.nl of vergelijkbaar]

2. Welke gegevens verwerken wij

Bij aanmelding als vrijwilliger (registratieformulier):

• Voornaam, achternaam
• E-mailadres, telefoonnummer (optioneel)
• Naam van wie je heeft aangedragen voor deze aanmelding
• IP-adres en tijdstip van indiening (fraudepreventie)

Na goedkeuring, als vrijwilliger

Bovenstaande gegevens, aangevuld met: adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, functie, startdatum, status, gegevens rondom de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), en — indien van toepassing — een buddy-koppeling met een andere vrijwilliger. Inloggegevens worden beheerd via onze identiteitsprovider (Keycloak); wij slaan zelf geen wachtwoorden op.

Let op — bijzondere persoonsgegevens: voor sommige vrijwilligers kan het feit dát iemand vrijwilliger is bij ISA Power indirect iets zeggen over een eigen hersteltraject. Wij behandelen dit gegeven met dezelfde bescherming als gezondheidsgegevens (art. 9 AVG), ook als het niet expliciet als zodanig is geregistreerd.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens

• Beoordelen en verwerken van je aanmelding als vrijwilliger
• Beheer van het vrijwilligersbestand (roosters, buddy-koppeling, VOG-registratie)
• Beveiliging en fraudepreventie (o.a. bij het aanmeldformulier)
• Naleving van wettelijke verplichtingen (o.a. VOG-registratie)

4. Rechtsgrondslag

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) voor de verwerking van je aanmeldingsgegevens — je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen, wat overigens de aanmelding wel kan vertragen of onmogelijk maken.
• Uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG) voor het beheer van actieve vrijwilligers.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) voor de VOG-registratie.

5. Wie heeft toegang tot je gegevens

Coördinatoren en beheerders van ISA Power, uitsluitend voor zover nodig voor hun taak (technisch afgedwongen, niet alleen een interne afspraak).

Verwerkers (derde partijen die namens ons gegevens verwerken, met een verwerkersovereenkomst):

• Hosting/infrastructuur: [in te vullen: naam VPS-provider]
• E-maillevering: SendGrid (Twilio Inc., VS) — [te bevestigen: EU-dataresidentie ingeschakeld, of doorgifte-mechanisme (SCC) van toepassing]
• Anti-spambeveiliging aanmeldformulier: Cloudflare Turnstile (Cloudflare Inc., VS) — verwerkt IP-adres en apparaatkenmerken ten behoeve van botdetectie.

6. Doorgifte buiten de EU

Voor de hierboven genoemde Amerikaanse verwerkers geldt in beginsel dat gegevens buiten de EU kunnen worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat dit gebeurt op basis van een geldig doorgiftemechanisme (Standard Contractual Clauses), of beperken dit zoveel mogelijk door EU-dataresidentie te activeren waar dit door de leverancier wordt aangeboden.

7. Bewaartermijn

Gegevens van aanmeldingen die niet worden goedgekeurd, worden [voorstel: na 12 maanden] verwijderd. Gegevens van (voormalige) vrijwilligers worden na uitdiensttreding 2 jaar bewaard (standaardtermijn, instelbaar), waarna deze worden geanonimiseerd — statistieken in rapportages blijven daarbij bruikbaar, maar zijn niet langer tot jou te herleiden.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op:

• Inzage in je gegevens
• Rectificatie van onjuiste gegevens
• Verwijdering / anonimisering van je gegevens
• Beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid van je gegevens (export in JSON/PDF, op verzoek)
• Bezwaar tegen de verwerking
• Het intrekken van je toestemming, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking

Klachten

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via [in te vullen].

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole op basis van rol, versleutelde verbindingen, en een logboek van wie welke gegevens heeft ingezien (audit log).

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd hier te vinden. Bij materiële wijzigingen informeren we actieve vrijwilligers via e-mail.